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專項(xiàng)小組的分工和職責(zé)如下:

(1)秘書組:主要負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)和活動(dòng)組織

主要工作職責(zé):①慶典演藝工作議(流)程。②慶典演藝相關(guān)的各種通知、文件、函件。③慶典演藝的籌劃及組織實(shí)施。④慶典演藝活動(dòng)的各種講話稿及代理賀電賀詞的撰寫、修訂。⑤慶典演藝活動(dòng)的協(xié)調(diào)、調(diào)配。⑥慶典演藝活動(dòng)的其他相關(guān)工作(禮品、紀(jì)念品的設(shè)計(jì)、制作、徽標(biāo)的征集等)。

(2)會(huì)務(wù)組:主要負(fù)責(zé)活動(dòng)會(huì)場(chǎng)布置及相關(guān)會(huì)務(wù)工作

此外，如需組織活動(dòng)，工作職責(zé)還應(yīng)包括:①慶典演藝所用禮儀隊(duì)成員的培訓(xùn)與管理。②慶典演藝所用志愿者的培訓(xùn)與管理。③慶典演藝、文藝演出及其他活動(dòng)的籌劃、組織及實(shí)施等。

(3)對(duì)外聯(lián)絡(luò)組:主要負(fù)責(zé)來(lái)賓的邀請(qǐng)聯(lián)絡(luò)

主要工作職責(zé):①聯(lián)系參加慶典演藝的主管部門領(lǐng)導(dǎo)。②聯(lián)系參加慶典的兄弟單位代表。③聯(lián)系參加慶典的地方政府官員。④聯(lián)系參加慶典演藝的合作伙伴(企事業(yè)單位)。⑤聯(lián)系參加慶典演藝的學(xué)術(shù)界、文學(xué)界的知名人士。⑥聯(lián)系參加慶典的國(guó)外合作伙伴代表。⑦聯(lián)系參加慶典演藝的其他要人。 ⑧聯(lián)系名人要人對(duì)慶典演藝的題詞等 。

(4)接待組:主要負(fù)責(zé)來(lái)賓的接待

慶典演藝的接待小組，原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的男女青年組成。主要工作職責(zé):①來(lái)賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)迎接或送別來(lái)賓。②來(lái)賓的引導(dǎo)。即由專人負(fù)責(zé)為來(lái)賓帶路，將其送到既定的地點(diǎn)。③來(lái)賓的陪同。對(duì)于某些年事已高或非常重要的來(lái)賓，應(yīng)安排專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。④來(lái)賓的招待。即指派專人為來(lái)賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照 。

(5)財(cái)務(wù)組:主要負(fù)責(zé)捐賠資金、物品的接收以及活動(dòng)所需經(jīng)費(fèi)的支付和管理

(6)交通組:主要負(fù)責(zé)活動(dòng)所需車輛的組織與調(diào)度

(7)安全保衛(wèi)組:主要負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作及車輛秩序等工作

主要工作職責(zé):①慶典演藝現(xiàn)場(chǎng)及周邊環(huán)境治安的綜合整治。②進(jìn)出慶典演藝現(xiàn)場(chǎng)的人員、車輛的檢査和指揮。③慶?；顒?dòng)期間的治安保衛(wèi)工作 。

(8)宣傳組:主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)宣傳方案策劃，聯(lián)系媒體宣傳，慶典演藝環(huán)境裝飾美化，照相、攝像等工作

主要工作職責(zé):①撰寫慶典演藝新聞稿件。②慶典演藝新聞工作者的邀請(qǐng)及接待。 ③慶典演藝活動(dòng)的環(huán)境布置。④宣傳標(biāo)語(yǔ)的擬定。⑤宣傳方案的擬訂和組織實(shí)施(如畫冊(cè)、書畫攝影展、錄像片、宣傳櫥窗及網(wǎng)頁(yè)等)。

(9)醫(yī)療保障組:主要負(fù)責(zé)來(lái)賓和參加者的健康保障和活動(dòng)突發(fā)衛(wèi)生事件的處置

(10)后勤組:主要負(fù)責(zé)慶典現(xiàn)場(chǎng)清潔衛(wèi)生、綠化美化、慶典演藝活動(dòng)用電保障、餐飲服務(wù)等工作

主要工作職責(zé):①慶典演藝大會(huì)的保障準(zhǔn)備及實(shí)施。②會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)的布置。③領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓和工作人員的食宿安排。④籌備工作和慶典演藝大會(huì)的交通保障。 ⑤慶典演藝現(xiàn)場(chǎng)壞境的整修和景觀的實(shí)施。⑥慶?；顒?dòng)的相關(guān)后勤保障工作 。

參加者是慶典演藝活動(dòng)的主體，因而是慶典演藝活動(dòng)成功與否的重要因素。廣義的參加者包括出席人員、主持人員、專職人員、服務(wù)人員等。狹義的參加者一般僅指出席人員。參加的人數(shù)越多，慶典的規(guī)模越大。

邀請(qǐng)的來(lái)賓應(yīng)該具有一定的代表性。如邀請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)和政府主管部門，在今后能得到更大的支持;邀請(qǐng)潛在的、預(yù)期的未來(lái)客戶是企業(yè)以后運(yùn)營(yíng)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo);邀請(qǐng)同行業(yè)人員，促進(jìn)大家的彼此溝通相互了解合作。一般來(lái)賓組成:政府官員、地方實(shí)力人物、知名人士、新聞?dòng)浾摺⑸鐓^(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等 。

慶典演藝組織機(jī)構(gòu)的劃分很實(shí)際，舉行慶典活動(dòng)及演藝表演，只要一經(jīng)確定，應(yīng)成立慶典演藝活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)慶典演藝活動(dòng)全局，決定重大事項(xiàng)。慶典演藝活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)：

①責(zé)慶典演藝總體方案的策劃、制訂;

②負(fù)責(zé)慶典演藝籌備的組織、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)和督辦工作。

在確定相應(yīng)的慶典演藝承辦者之后，需要在承辦者內(nèi)部成立一個(gè)工作機(jī)構(gòu)，即對(duì)慶典演藝過(guò)程全權(quán)負(fù)責(zé)，并對(duì)慶典演藝事務(wù)進(jìn)行管理和服務(wù)的專門的工作機(jī)構(gòu)，如籌備組或指揮部。籌備組設(shè)立組長(zhǎng)一人，副組長(zhǎng)數(shù)個(gè)人，負(fù)責(zé)全程指揮與決策。

工作職責(zé): ①全面負(fù)責(zé)慶典演藝活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)工作;②組織召開各工作組組長(zhǎng)會(huì)議，聽取活動(dòng)準(zhǔn)備進(jìn)展情況，并及時(shí)向組長(zhǎng)通報(bào)慶典重要事項(xiàng);③及時(shí)解決處理慶典演藝過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，因?yàn)闀?huì)場(chǎng)的情況復(fù)雜多變，誰(shuí)也預(yù)測(cè)不了之后發(fā)生的事情，我們能做的就是在事情發(fā)生前做好充足的準(zhǔn)備，使得我們能占據(jù)主動(dòng)權(quán)，不至于到時(shí)候問(wèn)題發(fā)生過(guò)分慌亂。

慶典組織一般分為秘書和會(huì)務(wù)兩大機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)：記錄、捜索、整理、撰寫、送審、印制、分發(fā)慶典中形成的各種文字材料，安排和管理慶典演藝現(xiàn)場(chǎng)以及慶典演藝所用的器材等物品，各種文書方面的信息傳遞，互通情況等;以及輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文辦會(huì)辦事等。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)：安排與會(huì)人員的簽到、接送，安排慶典演藝期間參加人員的食宿、交通，組織參加人員業(yè)余時(shí)間的參觀訪問(wèn)和娛樂活動(dòng)，策劃慶典演藝費(fèi)用，管理財(cái)務(wù)，接待來(lái)賓和來(lái)訪者等。圍繞上述職能，在慶典演藝的籌備組之內(nèi)，應(yīng)根據(jù)具體的需要，下設(shè)若干精干的專項(xiàng)小組，在秘書、公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段，以使責(zé)任更加明確。慶典演藝組織機(jī)構(gòu)屬于臨時(shí)機(jī)構(gòu)，一般由有關(guān)方面臨時(shí)抽調(diào)工作人員組成，各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人由慶典演藝領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)臨時(shí)委派。從事慶典演藝組織工作的人員，應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和慶典工作經(jīng)驗(yàn)，要有較高的工作熱情和良好的服務(wù)態(tài)度，責(zé)任心要強(qiáng)，工作要周到、細(xì)致。

慶典的產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了自發(fā)和自覺的不同階段。

慶典活動(dòng)的源頭可以追溯到原始社會(huì)。人們?cè)讷C取禽獸、收獲糧食之后， 或是結(jié)婚之時(shí)，興之所至，或載歌載舞以示歡慶，或通過(guò)一定的儀式來(lái)表示紀(jì)念，這便是慶典活動(dòng)的原始形態(tài)。同時(shí)，由于人類認(rèn)識(shí)和改造世界水平的低下，對(duì)于一些自然現(xiàn)象無(wú)法解釋，便歸之于神的力量，產(chǎn)生了神靈崇拜，有些對(duì)于神靈的敬祝儀式、活動(dòng)固定下來(lái)，形成較為穩(wěn)定的慶典活動(dòng)。也就是說(shuō)，最初的慶典是由氏族部落的祭祀典禮演變而來(lái)，源于遠(yuǎn)古時(shí)期的圖騰崇拜、樹碑立柱、豐收慶賀、祭祀神靈等活動(dòng)。原始社會(huì)的慶典活動(dòng)，完全是一種自發(fā)的形式。

隨著人類征服改造自然能力的不斷增強(qiáng)，人們開始為自己的力量感到驕傲，也為自身的勝利舉行慶祝活動(dòng)，有些以慶典的形式固定下來(lái)，慶典活動(dòng)的內(nèi)容不斷豐富、形式日益多樣，古代的慶典活動(dòng)逐漸發(fā)展成為有一定儀式的慶?；顒?dòng)，較之興之所至的慶?；顒?dòng)有了長(zhǎng)足發(fā)展，具有慶祝與紀(jì)念的意義并具備一定的儀式、程序。

真正自覺意義上的慶典活動(dòng)隨著人類社會(huì)的發(fā)展逐漸產(chǎn)生，人們開始有目的、有秩序地組織慶典活動(dòng)，慶典活動(dòng)的范圍大大擴(kuò)展了。隨著階級(jí)社會(huì)的到來(lái)，?一些具有政治意義的慶典也相應(yīng)產(chǎn)生:如帝王登基慶典、戰(zhàn)爭(zhēng)勝利慶典。 我國(guó)商周時(shí)期的盤庚遷都、武王伐封均曾舉行過(guò)盛大的典禮，從春秋時(shí)代開始， 天子狩獵、祭祀，諸侯會(huì)盟，乃至平民百姓的弱冠結(jié)婚等，都要舉行隆重的慶典活動(dòng)。當(dāng)工商業(yè)、手工業(yè)出現(xiàn)后，慶典這種儀式也隨之進(jìn)入到工商手工業(yè)中，開張、落成典禮成為一種十分普遍的儀式 。

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