活動會議接待服務(wù)的標準有哪些?
更新時間:2019-01-24?
活動會議接待服務(wù)標準包括:
第一、會議接待服務(wù)的目的:為了規(guī)范會議接待行為,統(tǒng)一服務(wù)標準,持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務(wù)。
第二、會議接待服務(wù)的適用范圍:適用于大廈各類會議接待工作。
第三、會議接待服務(wù)的職責:
1、客戶部負責會議接待的具體實施。
2、客戶員負責會議登記和提前確認工作,確保會議如期召開;并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導職務(wù)來決定會議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施;
3、客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置,保障會議室整潔舒適;
4、會議接待員負責在會議進行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進行;
第四、會議接待服務(wù)的程序:
一、會議的分類:根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實際情況,將會議接待分為日常接待(二類會議接待)、一類會議、臨時會議。
二、一類會議(專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室):
1、活動會議接待負責人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后,與預(yù)訂會議人員聯(lián)系,了解會議的需求,并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》中簽字確認。
2、按客戶要求申購會議物資。
3、申購物資到位后,提前一天準備好橫幅,擺放好鮮花;并對會議室進行全面檢查,與會議主辦單位(部門)保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標等進行核對,同時應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準備、衛(wèi)生情況、進出通道進行檢查,要求達標后對會議室進行封閉管理,不準無關(guān)人員進入會場(會議室);一切準備妥當后,可要求客戶到現(xiàn)場觀看。
4、會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗,并于會議開始前15分鐘將茶水準備到位,在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。
5、會議快結(jié)束時,服務(wù)員在會議室門外站好準備歡送參會人員;
6、客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理,必須到場監(jiān)督會務(wù)工作人員的情況,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;
7、如會議有需要,在會議期間應(yīng)加強安全保衛(wèi)工作,防止無關(guān)人員進入會場擾亂會;機電設(shè)備部人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,應(yīng)保證走火通道的暢通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進行疏導。
8、會議結(jié)束后,會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》到我部收費員處開發(fā)票。
9、將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收,會議接待負責人一直跟進,直到我司收到該費用為止。
三、臨時會議:
1、接到熱線人員的通知后,該區(qū)域會議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。
第五、活動會議接待服務(wù)的會議工作流程:
1、服務(wù)熱線值班人員下班前將OA網(wǎng)上收集會議的信息填寫在《商務(wù)接待活動登記表》上交會議接待負責人員,并在第二天一上班重新收集新的信息,涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作,應(yīng)將會議情況記錄在《會議接待設(shè)備準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。
2、服務(wù)熱線值班人員每20分鐘對OA網(wǎng)進行臨時會議信息的收集,并將新信息及時通知會議接待負責人員,由其安排工作并將新信息登記在《商務(wù)接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作,檢查結(jié)果記錄在《商務(wù)接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設(shè)備準備工作表》。
3、會議接待負責人員在領(lǐng)取當天《商務(wù)接待活動登記表》時,應(yīng)將前一天的《商務(wù)接待活動登記表》、《會議接待設(shè)備準備工作表》交服務(wù)熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。
4、服務(wù)熱線值班人員收到語音、投影會議室預(yù)定信息后,5分鐘內(nèi)將《會議接待設(shè)備準備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員,由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準備工作。
5、參觀接待、二類會議、電視電話會議的會議接待工作,應(yīng)在管理中心發(fā)出通知后進行??蛻舨繉訒h使用方,確定會議議程,轉(zhuǎn)交弱電組、嚴格按議程準備及配合。
6、領(lǐng)導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議,由服務(wù)熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負責人及公司直接領(lǐng)導發(fā)布信息。
備注:參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應(yīng)按上述內(nèi)容實施,以保證商務(wù)活動的統(tǒng)一性及各項質(zhì)量記錄表格的有效性。
第六、會議服務(wù)接待的弱電技術(shù)員的日常維護及會前準備:
一、原則:保證活動會議系統(tǒng)的設(shè)備正常運行
二、措施:
1、每周維護、檢查會議室的會議設(shè)備(語音、投影),做好維護、檢查工作的記錄,每月進行會議室會議設(shè)備功能性的評估。
2、會議前半小時按照服務(wù)熱線提供的《會議接待設(shè)備準備工作表》,對會議室會議系統(tǒng)進行檢測,并將完成情況記錄在《會議接待設(shè)備準備工作表》上,由會議接待人員進行復核。
3、領(lǐng)導以上重要會議,完成檢測后應(yīng)在現(xiàn)場對會議全程跟進。
4、活動會議開始前5分鐘,會議接待人員用禮貌語言“各位領(lǐng)導早上好(下午好),進行最后一次試音”,驗證會議系統(tǒng)。
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