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當(dāng)外單位的人員在參加慶典時(shí)，而不是僅僅只代表自己個(gè)人的話，更是特別要注意自己臨場(chǎng)表現(xiàn)，絲毫不可對(duì)自己的所作所為自由放任、聽(tīng)之任之。第一類，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時(shí)進(jìn)行。第二類。當(dāng)單位本身榮獲了某項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國(guó)內(nèi)外重大展評(píng)中獲獎(jiǎng)之后，這類慶典基本上均會(huì)舉行。第三，本單位取得重大業(yè)績(jī)的慶典。這些來(lái)之不易的成績(jī)，往往都是要慶祝的。第四類，確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時(shí)，自然都值得慶祝一番。

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就形式而論，若能由此而增強(qiáng)本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感，并且使社會(huì)各界對(duì)本單位重新認(rèn)識(shí)、刮目相看，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進(jìn)行一些人、物的投入，任何理智、精明的商家，都會(huì)對(duì)此在所不惜。所之，增強(qiáng)本單位全體員工的自豪感無(wú)所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個(gè)錢(qián)，也沒(méi)有必要好大喜功、非要去搞它不可。

往往會(huì)各有多方面的不同要求。即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項(xiàng)基本內(nèi)容所組成的。以下，對(duì)其分別予以介紹。

先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。需要記住兩大要點(diǎn)：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。

毋庸多言，不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過(guò)程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、喜悅的氣氛。惟獨(dú)如此，慶典的宗旨――塑造本單位的形象，顯示本單位的實(shí)力，擴(kuò)大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。得到全面的體現(xiàn)。如果站在組織者的角度來(lái)考慮，慶典的內(nèi)容安排，來(lái)賓的接待、環(huán)境的布置等三大問(wèn)題：

首先，或是讓對(duì)方勉為其難。確定慶典出席者名單時(shí)，始終應(yīng)當(dāng)以慶典的宗旨為指導(dǎo)思想，一般來(lái)說(shuō)，慶典的出席者通常應(yīng)包括如下人士：

一、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。大都對(duì)單位的發(fā)展給予過(guò)關(guān)心、指導(dǎo)。邀請(qǐng)他們參加，主要是為了表示感激之心。

二、社會(huì)名流。社會(huì)各界的名人對(duì)于公眾最有吸引力，能夠請(qǐng)到創(chuàng)始們，將有助于更好地提高本單位的知名度。

三、大眾傳媒。在被稱為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會(huì)“第四權(quán)力”。邀請(qǐng)它們，并主動(dòng)與它們合作，將有助于它們公正地介紹本單位的成就，進(jìn)而有助于加深社會(huì)對(duì)本單位的了解和認(rèn)同。

四、合作伙伴。請(qǐng)他們來(lái)與自己一起分享成功的喜悅，是完全應(yīng)該的，而且也是絕對(duì)必要的。

五、社區(qū)關(guān)系。對(duì)本單位具有種種制約作用的社會(huì)實(shí)體。例如，本單位周圍的居民委員會(huì)、街道辦事處、醫(yī)院、學(xué)校、商店以及其他單位等等。請(qǐng)他們參加本單位的慶典，會(huì)使對(duì)方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位，或是給予本單位更多的方便。

六、單位員工。都離不開(kāi)他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時(shí)，是不容許將他們完全“置之度外”的。

鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬(wàn)不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。

其次，與一般商務(wù)交往中來(lái)賓的接待相比，對(duì)出席慶祝儀式的來(lái)賓的接待，更應(yīng)突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來(lái)賓，而且還應(yīng)當(dāng)通過(guò)主方的接待工作，使來(lái)賓感受到主人真摯的尊重與敬意，并且想方設(shè)法使每位來(lái)賓都能心情舒暢。

最好的辦法，籌備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成，他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會(huì)辦事、辦實(shí)事的人。

在慶典的籌備組之內(nèi)，在公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負(fù)責(zé)禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。 慶典的接待小組，原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的男女青年組成。

其一，來(lái)賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)迎接或送別來(lái)賓。其二，來(lái)賓的引導(dǎo)。即由專人負(fù)責(zé)為來(lái)賓帶路，將其送到既定的地點(diǎn)。其三，來(lái)賓的陪同，對(duì)于某些年事已高或非常重要的來(lái)賓，應(yīng)安排專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。其四，來(lái)賓的接待。即指派專人為來(lái)賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照。

凡應(yīng)邀出席慶典的來(lái)賓，因此，當(dāng)他們光臨時(shí)，主人沒(méi)有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來(lái)賓的接待上若得過(guò)且過(guò)、馬馬虎虎，是會(huì)傷來(lái)賓的自尊心的。

再次，應(yīng)當(dāng)精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)。舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)，是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)。對(duì)它的安排、布置是否恰如其分，依據(jù)儀式禮儀的有關(guān)規(guī)范，商務(wù)人員在布置舉行慶典的現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要通盤(pán)思考的主要問(wèn)題有：

一是地點(diǎn)的選擇。以及外借的大廳、等等。均可相機(jī)予以選擇。不過(guò)在室外舉行慶典時(shí)，切勿因地點(diǎn)選擇不慎，從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。

二是環(huán)境的美化。在反對(duì)鋪張浪費(fèi)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)量力而行，著力美化慶典舉行現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，還可以請(qǐng)由本單位員工組成的樂(lè)隊(duì)、鑼鼓隊(duì)屆時(shí)演奏音樂(lè)或敲鑼打鼓，熱鬧熱鬧。但是這類活動(dòng)應(yīng)當(dāng)要適度，不要熱鬧過(guò)了頭，成為胡鬧?；蛘摺靶e奪主”。千萬(wàn)不要請(qǐng)少先隊(duì)員來(lái)扮演這類角色，不要?jiǎng)趧?dòng)孩子們?yōu)檫@類與他們無(wú)關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。

三是場(chǎng)地的大小。應(yīng)同出席者人數(shù)的多少相適應(yīng)。人多地方小，擁擠不堪。會(huì)使人心煩意亂。人少地方大，則會(huì)讓來(lái)賓對(duì)本單位產(chǎn)生“門(mén)前冷落車馬稀”的感覺(jué)。

四是音響的準(zhǔn)備。讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，擺放一些喜慶、歡快的樂(lè)曲，只要不搶占“主角”的位置，通常是可以的。但是對(duì)于播放的樂(lè)曲，應(yīng)選期進(jìn)行審查。切勿屆時(shí)讓工作人員自由選擇，隨意播放背離慶典主題的樂(lè)曲，甚至是那些凄慘、哀怨、讓人心配和傷心落淚的樂(lè)曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛(ài)情歌曲。

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